Almacene cualquier tipo de documento de un modo seguro para poder encontrarlo de forma inmediata.

Existen fuentes de información que bien por su volumen, bien por su diversidad de formatos (electrónicos o en papel) o bien por su propia naturaleza, no se les da un tratamiento eficaz y adecuado. Esto genera una serie de inconvenientes que dan como consecuencia una baja productividad ante la inexistencia de directrices documentales, dando como resultado un aumento de costes innecesarios para la organización y una respuesta pobre y lenta ante cualquier petición o solicitud de información.

OpenText Alchemy facilita a las organizaciones las herramientas necesarias para gestionar y utilizar TODA su información “no estructurada“ – incluyendo aquí imágenes, faxes, e-mails, PDFs, ficheros de ofimática e información COLD – mediante un conjunto de sistemas modulares, escalables e integrados, fáciles de implementar y aun más de utilizar.

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Cualquiera de las configuraciones posibles nos permitirá de forma sencilla almacenar y archivar cualquier tipo de documento electrónico sobre una base de datos Alchemy. Para la documentación en papel podremos digitalizar directamente sobre la base de datos elegida desde un equipo multifunción o a través de un Escáner de sobremesa con el Módulo Scan

Una vez almacenado el documento en Alchemy, el producto proporciona aquello que es más imprescindible; cada documento queda identificado por todo su contenido y por tanto es recuperable por cualquier palabra que aparezca en el mismo. También podremos llevar a cabo la indexación mediante campos que hayamos definido previamente en en la base de datos.

El uso de Alchemy nos permitirá mejorar la productividad y la eficiencia operativa de la empresa u organización, además de simplificar la creación de un plan de recuperación de los documentos en caso de desastre, o para adelantarse a escenarios futuros tales como la aceptación de los documentos electrónicos como pruebas en litigios judiciales.

OpenText Alchemy proporciona un sistema completo para la Gestión Documental capaz de crecer fácilmente a medida que lo hacen las necesidades en gestión de la información de las empresas, con módulos que realizan los procesos de captura, gestión documental, archivo, integración, recuperación y distribución de la información, por una mínima parte del coste de adquisición e implementación de otros productos del mercado.

OpenText Alchemy es la solución ideal de Gestión Documental para miles de negocios y para departamentos de grandes compañías.

• Tener toda documentación controlada y normalizada bajo un mismo entorno.

• Centralizar la información en un único punto.

• Organizar la información de forma lógica y sencilla

• Localizar la documentación por distintos criterios de búsqueda, e incluso por anotaciones.

• Recuperar un documento entre millones de forma inmediata permitiendo una ventaja competitiva a la empresa.

• Visualizar más de 300 tipos de formato de archivos sin necesidad de tener las aplicaciones que generaron los documentos.

• Compartir la información deseada con los usuarios y/o clientes de múltiples formas.

• Una seguridad integral de los documentos, decidiendo quién y cómo accede a los documentos.

• Un control absoluto de cómo, cuándo y quién accedió a los documentos (registro de auditoría).

• No duplicar documentos (acceso concurrente a la información desde distintos departamentos).

• No perder o extraviar documentos.

• Ahorrar trabajo, esfuerzo, tiempo, espacio físico, material de archivo, copias en papel; por lo tanto ahorro significativo a corto plazo en costes.

y mucho más... de forma muy, muy fácil.

Folleto OpenText Alchemy (Archivo PDF)

Cinco razones por las que sustituir el papel por Alchemy (Archivo PDF)